O Moderno Texto Empresarial
Diferentemente do texto jornalístico e do literário, a comunicação empresarial tem como seu princípio fundamental gerar uma resposta objetiva àquilo que é transmitido. Ou seja, gerar uma ação.
A redação empresarial é uma ferramenta essencial a todos os tipos de negociação, pois na maioria das vezes o texto escrito é a expressão concreta de um fechamento de contrato, confirmando o que foi conversado entre o negociante e o cliente. Nesses casos, embora a fala seja importante, o que sempre prevalece é o que está escrito.
O domínio da língua portuguesa é uma ferramenta importante na elaboração do texto e para as demais formas de comunicação.
Todos os profissionais devem estar cientes da importância da comunicação, sobretudo nas empresas, e do alto grau de responsabilidade da informação segura, precisa e ágil. Portanto, a credibilidade é outra característica indispensável a toda redação empresarial de qualidade. É importante saber que uma boa produção textual exige um bom domínio técnico da língua, prática, reelaborações e releituras constantes.
Vejamos agora quais são os passos a serem seguidos na elaboração de um texto.
A fixação do objetivo
Fixar o objetivo para orientar o que se vai escrever sobre um assunto delimitado é selecionar a linha de pensamento que estará presente em todo o texto. Em outras palavras, significa escolher, dentre uma gama enorme de informações, aquilo que é o mais importante.
Por exemplo, se você vai escrever um e-mail solicitando informações sobre um produto, não precisa iniciar o texto explicando o motivo pelo qual está precisando das informações, entende?
Identificação da ideia-núcleo
8 Dicas importantes
1 - Ressalte o ponto principal logo no início do texto
Quando aprendemos o texto dissertativo nas aulas de redação no colégio, vimos que sua estrutura era composta por três partes: primeiro a introdução (em que se define o que será dito), depois o desenvolvimento (em que se apresentam os argumentos) e finalmente a conclusão (que é a parte mais importante).
No texto empresarial, há uma inversão: devemos começar por aquilo que é o mais importante. Isso ocorre, pois caso o destinatário não leia o texto até o fim, e isso acontece muito, ao menos terá lido aquilo que é o mais importante.
Havendo mais informações no texto, elas serão colocadas por ordem de importância (sempre da mais importante para a menos importante).
2- Utilize uma diagramação livre e espaçosa
O texto deve ser dividido em seções claras e lógicas, pois isso estimula e facilita a leitura, tornando-a muito mais agradável. Imagine que você está navegando em um site à procura de alguma informação. Se o texto for apertado ou muito perto do próximo bloco de texto, sem nenhum divisor, fica difícil de ler, não é? Além disso, a leitura desse tipo de texto é extremamente cansativa, pois o texto deve ter bastante espaço em branco, que são as áreas de descanso para o nosso cérebro.
De acordo com WixBlog (2013), uma tendência que tem sido muito utilizada é o uso de imagens e fontes grandes. Observe como o layout usa os “espaços em branco” e apenas alguns elementos essenciais, dando ênfase na mensagem principal do site.
Então, a menos que sua intenção seja a de que seu texto não seja lido, capriche na diagramação. Mas que tipo de texto é escrito para não ser lido? Posso dar-lhe dois exemplos: contratos em geral e bulas de remédio.
Você já viveu a seguinte situação: ao assinar um contrato, quando pega o documento para ler, a pessoa lhe diz: “não precisa ler, basta assinar aqui”? Eu já passei por isso várias vezes. “Contratos não foram feitos para serem lidos!”. Por mais que dê preguiça de ler o texto de um contrato, recomendo fortemente que você sempre o leia antes de assiná-lo para evitar dores de cabeça depois.
E as bulas de remédio ?
Perceba que a diagramação é o oposto da ideal. Dá muita preguiça de ler um texto assim, não é? Acontece que remédio é coisa séria e deve ser tomado sempre com acompanhamento médico e a bula deve ser lida com atenção. Mas se a leitura é tão importante, por que não tornar a diagramação mais agradável? Porque não há interesse. Para os laboratórios é bem melhor que os pacientes não leiam as bulas, pois todos os medicamentos possuem reações adversas. No entanto, só depois da leitura cabe ao paciente decidir se vale ou não à pena fazer o tratamento com tal medicamento.
3 - Use as letras maiúsculas com sutileza
Um bloco de texto todo composto em caixa-alta (maiúsculas) é mais difícil de ler do que um composto em caixa-baixa (minúsculas), isso porque lemos as palavras em grupos de letras. Em razão da presença de ascendentes e descendentes, as letras minúsculas são mais distintas entre si e mais fáceis de ler. Isso não ocorre com o texto todo composto em caixa-alta, que resulta sempre em um bloco retangular.
O uso de textos em caixa-alta tem origem com a utilização das máquinas de escrever, que ofereciam poucos recursos gráficos, e da necessidade de se enfatizar algo que estava sendo datilografado. Para isso, utilizava-se o recurso de datilografar todo o trecho com letras maiúsculas.
Com o surgimento dos computadores, vários recursos ficaram disponíveis, como: negrito, itálico, sublinhado, marcadores de textos digitais, mudança de cor, entre outros. Dessa forma, convencionou-se na Internet que a caixa-alta serve para fazer de conta que você está GRITANDO. Devemos utilizar maiúsculas somente quando quisermos dar ênfase a algumas palavras.
4 - Use palavras simples do dia a dia
Escrever utilizando um vocabulário rebuscado não significa escrever bem. Pelo contrário! Palavras complicadas podem até dificultar a comunicação. É o caso, por exemplo, das pessoas que falam bonito, mas ninguém entende nada.
Na ficção temos um exemplo muito interessante na obra O Bem Amado, de Dias Gomes. Odorico Paraguaçu é um político dono de uma retórica vazia, com discursos verborrágicos, que utiliza neologismos exagerados, tem alto poder de enrolação e gosta de citar filósofos e inventar palavras e frases atribuídas a personalidades.
Veja alguns exemplos dos discursos de Odorico:
"Seu Dirceu, convoque o deputado. Preciso ter com ele um coloquiamento apelatório catequisante"
"Cachacistas Juramentados" - quem falasse mal dele
"Donzelas Praticantes" - As irmãs Cajazeira;
"Merecedência" - Por mérito;
"Talqualmente" - Tal e qual;
"Democratura"- Democracia (rimando com ditadura);
"Muambistas, cocainistas e maconhistas" - Contra eles, Odorico promoveu uma operação "desintoxicante";
"Vamos botar de lado os entretantos e partir para os finalmente" - Apelo geral.
COMPLEXAS | SIMPLES |
Incomensurável | Enorme |
Perdulário | Esbanjador |
Proveniência | Origem |
Expedito | Rápido |
Não é apenas na ficção que encontramos pessoas como Odorico. Em Quixeramobim, Carlos Alberto Domingos dos Santos, ou Carro Velho, tornou-se conhecido por usar palavras nada convencionais. Ele gosta de “colecionar” palavras difíceis e depois utilizá-las para elogiar as pessoas sem nenhuma preocupação com o contexto, criando algumas pérolas muito engraçadas:
"Quero cumprimentar meu amigo Carlinho Elói, por ele ser uma pessoa inoxidável. Quer dizer, uma pessoa brilhante!
São pessoas estrambólicas. Quer parabenizar por ele ser uma pessoa rélpis. Uma pessoa batráquio."
Comunicar-se bem não é impressionar os outros pelo uso de palavras que pouca gente conhece.
Ter boa comunicação é conseguir transmitir a mensagem que se deseja de maneira clara e objetiva
5 - Mantenha-se distante dos jargões, chavões e palavras vazias
Os jargões são termos e expressões específicos de uma determinada profissão, são um nome que damos para a linguagem técnica. Muitas vezes seu uso se torna banalizado, quando é uma forma de falar inadequada à situação.
Toda profissão tem um vocabulário próprio, o que não é algo negativo, pois profissionais de uma mesma área “falam a mesma língua”, agilizando o processo de comunicação. Mas, independentemente de nossa profissão, precisamos lembrar que as outras pessoas não têm obrigação de conhecer o jargão de nossa área.
O maior problema ocorre quando o jargão é utilizado com outros objetivos, como, por exemplo, mostrar superioridade intelectual ou ainda esconder a falta de conhecimento.
Para evitar esse tipo de problema, é necessário primeiramente diferenciar a comunicação interna da externa. Quando ela ocorre entre profissionais da mesma área, não há problemas em utilizar jargões. Quando são de outra área, recomenda-se substituí-los por expressões mais conhecidas sem que se comprometa o significado. Como os jargões dificultam o entendimento do texto, devemos substituí-los por sinônimos e, quando não for possível, explicar o seu significado.
Os clichês, chavões e frases feitas são classificados como vícios de linguagem, pois normalmente são vazios de sentido. O pior é que, sem nos darmos conta, frequentemente recorremos à eles, pois acabam se tornando verdadeiros “cacoetes”.
Se pararmos para analisar o significado de algumas expressões muito utilizadas nos textos empresarias, iremos perceber que elas não acrescentam absolutamente nada ao texto. Usamos apenas pelo hábito.
Antes de mais nada, é de vital importância que os colaboradores compreendam suas funções para o melhor desempenho da equipe. Inserido no contexto em questão, devemos nos atentar às relações estabelecidas uns com os outros, primando pela cordialidade, evitando assim batermos de frente com os colegas.
Gostaria de fazer uma colocação sem intenção de gerar polêmica: cada funcionário deve estar consciente das obrigações que lhes são atribuídas para evitar um choque de interesses. Devemos aparar as arestas e fazer por merecer nosso espaço na equipe. Somos fonte inesgotável de particularidades, devemos, pois, manter o respeito uns com os outros a fim de evitarmos prejuízos incalculáveis nas relações interpessoais. Por último, porém não menos importante, gostaria de reforçar que devemos preparar uma calorosa recepção para os novos funcionários, para que eles se sintam bem recebidos.
Trabalhando corações e mentes, tenho certeza de que estaremos rumo a um estrondoso sucesso!
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Venho por meio desta... |
Tem a presente finalidade de... |
Aproveitamos o ensejo... |
Retiraremos os protestos de elevada estima e consideração... |
Sendo o que nos resta a oferecer para o momento... |
Sem mais para o momento... |
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Durante o ano anterior a empresa operou com déficit financeiro... | Ano passado a empresa perdeu dinheiro... |
A unanimidade das previsões atuais não é evidência irrefutável de uma iminente aceleração dos negócios... | O acordo sobres as previsões não é a prova de que os negócios vão melhorar... |
6 - Evite expressões longas, cansativas e redundantes
Escrever parágrafos muito longos pode confundir o leitor, levando-o a um desperdício de tempo ou a uma desmotivação para prosseguir a leitura. Portanto, devemos sempre optar por palavras e expressões breves e simples, afinal vimos que a concisão é a maior aliada da clareza.
7 - O Correio Eletrônico
Escrever parágrafos muito longos pode confundir o leitor, levando-o a um desperdício de tempo ou a uma desmotivação para prosseguir a leitura. Portanto, devemos sempre optar por palavras e expressões breves e simples, afinal vimos que a concisão é a maior aliada da clareza.
O e-mail é uma ferramenta muito importante para a construção da sua imagem como profissional, portanto, deve-se estar atento a algumas regras.
Independentemente do tipo de e-mail enviado, seja sempre educado e cordial. A apresentação inicial de seu e-mail colaborará pela existência de interesse por parte do destinatário, bem como pela dedicação de seu retorno. “
É muito importante dar atenção à clareza na produção do texto. Em algumas instituições tornou-se hábito o envio de e-mails seguido de um telefonema para esclarecer o texto escrito. Os e-mails devem ser autoexplicativos e não podem se prestar a duplas interpretações.
O texto claro é aquele que é facilmente compreendido pelo destinatário.
Para escrever um texto claro, é necessário evitar a linguagem técnica; cuidar do posicionamento correto das palavras, evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática e evitar o parágrafo longo.
Devemos também considerar que o leitor do texto pode não ter o mesmo conhecimento do assunto, portanto, deve ser tão claro, direto e fácil de entender quanto possível.
Uma dica é colocar-se no lugar do outro e pensar sobre a melhor forma de explicar algo para alguém que não está tão familiarizado com o assunto quanto você. Qual seria a melhor forma de se fazer isso
Na resposta a um e-mail, manter o texto original ao qual está respondendo, ajuda a tornar o assunto mais claro.
8 - Criando um endereço de e-mail
O e-mail é muito utilizado como ferramenta de comunicação, por ser eficiente, restrito, rápido e prático. Praticamente todos os profissionais utilizam-no para trocar informações ou para estabelecer contato com outras empresas.
Ao preparar um currículo, o profissional deve incluir um endereço de e-mail para que a empresa possa contatá-lo.
São nomes que não se mostram muito profissionais (ou sérios) e chegam a ser até meio vulgares. É importante tomar alguns cuidados ao criar um e-mail profissional para não acabar prejudicando-se.
Nem sempre conseguimos o nome desejado (“pedro@provedor.com”, provavelmente já existirá), mas deve-se pensar com cuidado, para não se arrepender mais tarde, pois trocar de endereço é tarefa muito trabalhosa.
Cabeçalho
Os cabeçalhos de e-mails são compostos dos seguintes campos:
Para
Apesar de ser o primeiro campo da sequência, é o último que deverá ser preenchido com o endereço de e-mail do destinatário. Espere até preencher os outros campos para só então escrever o destinatário. Dessa forma, você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de escrever algo para outras pessoas.
Quando suas emoções estiverem alteradas, escreva apenas o assunto e o conteúdo do e-mail e salve-o. Apenas adicione o destinatário e o envie, quando tiver refletido antes, pois poderá mudar de ideia e modificar o texto.
CC (com cópia)
CCO (com cópia oculta)
Assunto
Corpo do e-mail
É o texto que é redigido da mesma forma que uma carta tradicional.
Ele é composto de:
Saudação
A escolha da saudação deve levar em consideração a formalidade. Por exemplo: "Olá", "Prezado Senhor", etc. Em situações mais formais, evite iniciar com um "Oi", e não utilize "Prezado Senhor" em textos informais,
Conteúdo
Desfecho
Assinatura
Estrutura da mensagem
Respostas
